マイナンバー対策大丈夫ですか?

「マイナンバー大丈夫ですか?」

経営者の方にこの質問をすると10人が10人、「税理士にまかせてある」と返事をします。

最初に申し上げておきます。

管理委託は可能です。しかし、管理を委託したからといって、企業がするべきことが軽減されるわけではないのです。

日々の取扱を委託できますが、誰にどう委託して、その委託先が適正な管理をしているかの管理責任は事業者自身にあります。

結局、個人情報の管理は事業者自身が行わなければ法令違反に問われる可能性があるということです。

特定個人情報の適正な取扱いに関するガイドライン(事業者編) が公表されています。

このガイドラインの冒頭には以下のように書かれています。

「本ガイドラインの中で、「しなければならない」及び「してはならない」と記述している事項については、これらに従わなかった場合、法令違反と判断される可能性がある。」

具体的にしなければならないとされていることをいくつか抜き出してみました。

A 個人番号を取り扱う事務の範囲の明確化 

事業者は、個人番号関係事務又は個人番号利用事務の範囲を明確にしておかなければならない。

※源泉徴収に使うとか、社会保険の事務に使うということです。あたりまえのことですが、明確にして従業員に伝えなければなりません。

B 特定個人情報等の範囲の明確化 

事業者は、Aで明確化した事務において取り扱う特定個人情報等の範囲を明確にしておかなければならない。

※マイナンバーと何を紐付けて管理するかということです。一般的には氏名、生年月日、住所といった情報です。

C 事務取扱担当者の明確化 

事業者は、Aで明確化した事務に従事する事務取扱担当者を明確にしておかなければならない。 

※総務の人が集めて税理士先生に送るのであれば総務の担当者、各部署の長が集めて総務に送るといった流れがあるのであれば、その長も事務取扱担当者になります。

E 取扱規程等の策定 

事業者は、A~Cで明確化した事務における特定個人情報等の適正な取扱いを確保するために、取扱規程等を策定しなければならない。

まず取扱規程を作れといっています。冒頭に書いたようにこれは義務です。ないと法令違反に問われます。納税作業を委託していても免れません。もし従業員の方から直接税理士の先生に送付するように手続したのであれば、それを規定に盛り込む必要があります。

次にガイドラインにはこのように書かれています。

「『望ましい』と記述している事項については、これに従わなかったことをもって直ちに法令違反と判断されることはないが、番号法の趣旨を踏まえ、事業者の特性や規模に応じ可能な限り対応することが望まれるものである。」

さらに 、

「それぞれの項目の位置付けを次に掲げる。安全管理措置の検討に当たっては、番号法及び個人情報保護法等関係法令並びに本ガイドライン及び主務大臣のガイドライン等を遵守しなければならない。 」とも書かれています。

つまりガイドラインにそって管理を行わなければ、法令違反になる可能性があると読み取れます。

結局ガイドラインに書かれている内容については、「しなければならない」「重要である」「望ましい」という表現の差にかかわらず行わなければならないと思っておいた方がよいのです。

さて、冒頭の「まかせてある」と言われる経営者の皆さんは、これらの行為を全て全部税理士に任せられると思っています。

しかし、「まかせた」としても、取扱規程の作成をはじめ、ガイドラインに書かれていることは全てしなければならないのです。

ちなみに、委託先、つまり税理士の先生が適正に取り扱っているかを管理するのも事業者の責任です。

当事務所では、マイナンバーについてのご質問にお答えしています。

ご相談フォームよりお問合せください。

メール/Facebookのメッセージも受けつけています。

・Male:info@edopolis.jp

カテゴリー: 成長・継続 タグ: パーマリンク

コメントを残す

メールアドレスが公開されることはありません。 * が付いている欄は必須項目です